Questa guida, vuole essere solamente un aiuto o un semplice sostegno per coloro i quali, si accingono a scrivere una lettera formale, e magari non sanno come cominciare, o hanno bisogno di semplici dritte per dare un tocco di serietà e formalità alla loro lettera.
Prima di tutto, in base a chi è rivolta la lettera, bisogna dare un’impostazione particolare ai dati come per esempio: la città in cui viene scritta la lettera, la data, il destinatario, l’oggetto della lettera eccetera. In questa guida mi limiterò solamente a indicare come ci si rivolge al destinatario.
Come prima regola, è importante conoscere il lavoro del vostro destinatario: se egli è un medico, un avvocato, un ingegnere, un architetto, un impiegato, un professore, un docente o altro. E’ importante anche sapere se la persona a cui dovrete indirizzare la lettera sarà un uomo oppure una donna, o se invece vi riferite ad un ente o ditta.
La lettera formale comincia sempre con alcuni aggettivi che possono essere rivolti o al femminile o al maschile. Per gli uomini si usa: Egregio, Pregiatissimo (che abbreviato è Preg.mo), per le donne in particolare (anche se in molti lo usano anche per gli uomini), viene usato il termine: Gentile, o Gentilissima/o (che abbreviato è Gent.ma/o). Infine per le ditte si usa il termine: Spettabile ditta (che abbreviato è Spett.).
Quando vi riferite al vostro destinatario, dategli sempre del “Voi”, con l’iniziale immancabilmente maiuscola, esempio: “Egregio Dr. Rossi, Vi comunico che”, “Le farò sapere”, “desidero comunicarLe che”, “è mio dovere farLe questa considerazione”. E’ ovvio che la stesso regola vale per un uomo per una donna o per un ente o ditta.
Alla fine della lettera, non dovrà mancare il saluto altrettanto formale, il quale viene scritto dopo almeno due spazi dalla fine della lettera stessa, e quasi all’altezza della firma (che sarà invece apportata sull’estrema destra del foglio). Un esempio: “Confidando in una sua risposta, Le porgo distinti saluti.”, oppure semplicemente, Cordialmente, Mario Rossi.